Każde przedsiębiorstwo powinno posiadać swój własny system komunikacji. Co zrobić, jeśli dotychczasowe metody komunikacji zawodzą? Poznaj metody, które usprawnią komunikację w twoim zespole.
Komunikacja? A co to właściwie jest?
Komunikacja jest procesem przekazywania informacji od nadawcy do odbiorcy. Beardwell oraz Holden dodają,
że odbiorca po uzyskaniu i przetworzeniu informacji, automatycznie staje się nadawcą. Zakłada się, że wszystkie działania i wydarzenia mają aspekt komunikacyjny, nawet brak sprzężenia zwrotnego jest pewną informacją.
Uwzględniając sposób komunikowania, wyróżnia się dwie formy komunikacji:
- werbalną, której przekaźnikiem jest język pisany i mówiony (komunikacja ustna i pisemna),
- niewerbalną, która przekazywana jest za pomocą:
- mowy ciała (gestów, nieświadomych ruchów ciała, mimiki),
- cech wokalnych głosu (ton, barwa, modulacja),
- wyglądu fizycznego (ubiór, fryzura, biżuteria),
- dotyku (uścisk dłoni, obejmowanie).
Bariery komunikacyjne
Na bariery komunikacyjne składają się wszystkie czynniki uniemożliwiające, zakłócające przepływ informacji.
Do najczęstszych zaburzeń zalicza się:
- utrudnienia percepcyjne np. hałas, złe warunki do prowadzenia rozmowy,
- brak identyfikacji z nadawcą np. pracownik niechętnie wykonuje zadania narzucone przez przełożonego, gdy nie są one zgodne z jego wartościami,
- brak zaufania do przełożonego uniemożliwia wymianę informacji, np. pracownik wykonał projekt gorszej jakości niż dotychczas, ale nie ujawnia jaki jest tego powód,
- niebezpośrednia transmisja- w przekazywaniu informacji ważna jest precyzja, np. krytyczne uwagi menadżer powinien przekazywać pracownikowi bez pośredników i nie w obecności osób trzecich. Krytyka powinna być sprecyzowana.
- bierne słuchanie występuje, gdy poziom motywacji i uwagi osoby słuchającej jest bardzo niski,
- wiarygodność autorytetu- chętniej słuchamy osób, których kompetencje nie budzą zastrzeżeń. Negatywne nastawienie uniemożliwia dokonanie obiektywnej oceny informacji.
W jaki sposób usprawnić przepływ informacji?
Prawidłowy przepływ informacji powinien być oparty o schemat organizacyjny przedsiębiorstwa. Ważne jest żeby ustalić kto komu podlega i kto z kim pracuje. Warto wprowadzić dodatkowe narzędzia, które mogą usprawnić komunikację w firmie, do których każdy pracownik będzie miał dostęp. W przekazywaniu informacji istotny jest żeby nie komplikować przekazu. Trzeba postawić na zwięzłe i konkretne wypowiedzi.
Przed rozmową bądź zebraniem z pracownikami warto wypisać sobie jakie tematy będą poruszane i ustalić, które są najważniejsze, a które mniej. Dzięki temu można uniknąć popadania w dygresję. Ważnym jest, by używać krótkich zdań. Łatwiej je zapamiętać i zrozumieć.
Dobrą metodą sprawdzającą czy nasz przekaz został dobrze zrozumiany jest poproszenie rozmówcy, by swoimi słowami powiedział co zrozumiał z naszej wypowiedzi. Ponadto, menadżer powinien zatroszczyć się o kontakty z podwładnymi i zachęcać ich do dzielenia się nawet negatywnymi informacjami. Istotnym jest, by menadżer był otwarty i nie umniejszał problemów pracowników.
Ważnym aspektem w komunikowaniu się jest równowaga przekazywanych informacji. Należy zadbać o to żeby podwładni nie czuli się przytłoczeni nadmiarem informacji, gdyż może to spowodować, że pracownik wykonuje czynności, których się od niego nie oczekuje.
Zwrócenie uwagi na powyższe bariery oraz zasady przekazywania informacji mogą znacznie poprawić sprawność i jakość komunikowania się w firmie. Aby umocnić swoją pozycję zawodową i nauczyć się sprawnie komunikować warto wziąć udział w naszym szkoleniu na temat komunikacji.
KT
[contact-form-7 id=”1098″ title=”Formularz kontaktowy”]